Kearsipan

KEARSIPAN

Perusahaan merupakan bentuk usaha yang melakukan kegiatan secara tetap dan terus-menerus untuk memperoleh keuntungan, baik yang diselenggarakan oleh perorangan maupun badan usaha yang berbentuk badan hukum atau bukan badan hukum yang dirikan. Di dalam mejalankan kegiatannya, pasti membutuhkan kerjasama dengan perusahaan lainnya juga, sehingga perlu adanya komunikasi antar perusahaan satu dengan perusahaan lainnnya sehingga usaha yang dijalankan dapat berjalan sesuai dengan harapan masing-masing perusahaan.

Salah satu media yang biasa digunakan adalah surat, sehingga perlu adanya kegiatan untuk mengatur keluar masuknya surat perusahaan agar dapat tertata dengan rapi dan teratur yang biasa disebut dengan pengarsipan surat. Kearsipan adalah suatu proses kegiatan pengaturan arsip (file) mulai dari penciptaan, penerimaan, pencatatan, penyimpanan. Proses kearsipan menggunakan sistem tertentu dalam penyusunan, pemeliharaan arsip agar dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat serta untuk pemusnahan arsip berdasarkan kriteria tertentu.

Kegiatan kearsipan sendiri memiliki lima jenis sistem yang dapat diterapkan oleh suatu perusahaan dalam menjalankan kegiatannya.

1. Sistem Abjad

Merupakan sistem penyimpanan arsip berdasarkan susunan abjad mulai dari A sampai dengan Z dengan berpedoman dengan peratura mengindeks.

2. Sistem Nomor

Merupakan sistem penyimpanan berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau intansi terkait dan pengelompokan masalah terlebih dahulu.

3. Sistem Tanggal

Merupakan sistem penyimpanan berdasarkan kornologis surat atau tanggal kejadian surat (Tanggal Keluar atau Masuknya surat) yang diurut berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun.

4. Sistem Wilayah

Merupakan sistem penyimpanan berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat surat

5. Sistem Subjek

Merupakan sistem penyimpanan berdasarkan masalah surat.

Dalam pelakasanaanya kegiatan kearsipan ini ada 3 asas yang perlu diketahui,

1. Asas Sentralisasi

Adalah kegiatan penanganan arsip yang dilakukan dengan dipusatkan di satu tempat/unit khusus menangani arsip

2. Asas Desentralisasi

Adalah kegiatan penanganan arsip yang dilakukan dengan dilimphkan ke masing-masing unit yang ada dalam organisasi

3. Asas Gabungan

adalah kegiatan penanganan arsip yang dilakukan dengan memadukan antara asas sentralisasi dan desentralisasi.