komputerisasi Kearsipan 2

Materi 2

A. Prosedur Penyimpanan Arsip dengan Menggunakan Komputer

Penyimpanan arsip merupakan salah satu kegiatan kearsipan yang merupakan bagian dari sistem pengelolaan arsip. Sistem penyimpanan arsip adalah sistem yang digunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan (Alamsyah, 2003:71). Jadi sistem penyimpanan arsip adalah sistem yang digunakan untuk mempermudah kerja penyimpanan warkat atau dokumen, serta lebih mudah untuk ditemukan kembali bila dokumen tersebut diperlukan lagi.

Menurut Agus Sugiarto (2005:138), pada dasarnya terdapat tiga komponen yang terdapat dalam sistem penyimpanan arsip dengan menggunakan komputer, yaitu:

a. Kabinet virtual
Kabinet virtual ini merupakan database yang meniru bentuk dari kabinet nyata yang digunakan pada
sistem kearsipan konvensional. Bedanya hanya jika di dalam kabinet nyata, kemampuan untuk
menampung arsip terbatas, sedangkan pada kabinet maya ini kemampuan menampung data tidak
tebatas. Yang membatasi adalah kemampuan fisik hard disk dalam menyimpan data digital.

b. Map virtual
Map virtual merupakan data base yang atribut-atributnya seperti map yang sesungguhnya dalam
sistem kearsipan konvensional. Tetapi tidak seperti map konvensional yang memiliki kemampuan
terbatas untuk menyimpan dokumen, map virtual ini memiliki kemampuan yang tidak terbatas dalam
menyimpan dokumen.

c. Lembaran arsip
Lembaran arsip yang tersimpan di dalam map virtual bisa berbentuk file dokumen atau gambar. File
dokumen adalah file-file yang dibuat dari Microsoft Word, Excel, Power Point dan sebagainya.
Sedangkan file gambar adalah file yang berupa gambar sebagai hasil scanner atau import bitmap dari
media lain.

Dalam pemasukan data yang akan diarsipkan ke dalam komputer terdapat beberapa komponen, yaitu:

a. Media untuk memasukkan data
Menurut Amsyah (1998: 225), untuk memasukkan data yang akan diolah oleh komputer dapat dipergunakan dua macam sistem, yaitu:

1) Sistem kartu berlubang

Pada sistem kartu berlubang data arsip yang akan dikomputerkan diterapkan dalam bentuk lubang-lubang di atas kartu punch (punched card) dengan mesin pelubang (keypunch) yang cara kerjanya hampir sama dengan mesin ketik elektrik. Pekerjaan ini merupakan pekerjaan manual. Sistem kartu berlubang merupakan media pemasukan data yang lama digunakan,

pada zaman sekarang masih sedikit dan mungkin sudah jarang ditemui yang menggunakan sistem ini, karena perkembangan zaman modern yang sudah memudahkan kita dalam memasukkan data kedalam kompute

2) Pengolahan data elektronik

Pada sistem pengolahan data elektronik, komputer mengolah data ke dalam bentuk impuls elektrik. Sistem ini sudah merupakan pekerjaan computer. Dalam bentuk impuls elektrik maka data arsip dapat masuk ke dalam komputer.

b. Pencitraan

Menurut Sulistyo dan Basuki (2003:189), untuk memasukkan data yang berupa arsip atau dokumen ke dalam komputer dapat dilakukan dengan menggunakan sistem pencitraan (imaging). Pencitraan mengacu pada teknologi yang menyimpan citra dokumen atau gambar ke microfilm atau media komputer. Dalam penyimpanan data pencitraan ini merupakan data yang disimpan pada suatu benda yang dapat dimasukkan ke dalam sistem komputer untuk diolah. Adapun macam-macam pencitraan yaitu:

1) Pencitraan microfilm

Mikrofilm adalah suatu proses fotografi dimana dokumen atau arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan penyimpanan, transportasi, dan penggunaan. Mikrofilm dapat dibaca langsung melalui suatu alat baca mikrofilm, apabila mempunyai alat bantu cetak mikrofilm, maka arsip yang sama besarnya dengan aslinya dapat dicetak. Cetakan mikrofilm tersebut adalah hard copy. Mikrofilm dapat memperkecil arsip sampai kira-kira 2% dari ukuran aslinya. Demi keamanan arsip, mikrofilm sebagai duplikat arsip dapat disimpan di tempat yang lebih aman. Selain penyimpanan dan pencarian dokumen pada mikrofilm secara manual, ada juga yang otomatis, yaitu dengan menggunakan kombinasi mikrofilm dan komputer. Alat tersebut adalah computer output microfilm (COM)

2) Sistem pencitraan digital

Menurut Sulistyo dan Basuki (2003:191), terdapat beberapa kegiatan di dalam sistem pencitraan digital, yaitu:

I. Pencitraan digital

Pencitraan digital adalah kemampuan menerima, menyimpan, menemukan, memaparkan, membagi, dan mengolah informasi yang belum diolah dalam bentuk digital secara elektronik.Sistem pencitraan digital merupakan sistem computer yang didesain untuk menangkap dokumen atau gambar sebagai citra, menyimpannya secara digital dan menemukannya kembali, mendistribusi dan memaparkan, atau mencetak citra sesuai dengan permintaan.

II. Penangkapan dokumen atau Pemindai (scanner) merupakan alat untuk memasukkan informasi ke komputer tanpa mengetik ulang.Caranya kertas atau film dimasukkan ke sebuah pemindai ketas atau mikrografik, kemudian dari kertas atau mirografis didigitalkan.

III. Registrasi dan pengindeksan citra dokumen registrasi disini adalah praktek memberikan pengenal khas bagi sebuah arsip dinamis dalam system tata arsip dinamis. Pengindeksan adalah proses menyusun dan menerapkan istilah atau kode pada arsip dinamis atau statis. Istilah indeks dapat dibuat dari sebuah arsip dinamis oleh computer atau dibuat oleh pengindeks untuk meningkatkan kecepatan dalam menemukan kembali.

IV. Penyimpanan citra dokumen, citra dapat disimpan pada optik. Pilihan media ditentukan berdasarkan jumlah frekuensi rujukan yang ditunjukkan ke dokumen yang sudah dicitrakan. Dokumen yang sering diakses dapat disimpan di hard disk. Untuk dokumen yang jarang diakses media berupa pita magnetis, piringan optic, atau Compact Disk. Terdapat beberapa klasifikasi piringan optic, diantaranya :

WORM (Write Once Read) adalah sebuah alat simpan computer cakram optic yang hanya dapat ditulis sekali saja tetapi dapat dibaca berkali-kali.
Piringan terhapuskan (Erasable Disk) adalah sebuah cakram atau piringan yang menyimpan, memindahkan, mengubah, dan menghapus data
Compact Disk (CD) merupakan media optic untuk menyimpan citra.CD-ROM digunakan untuk menyimpan dan menyebarkan suara, gambar dan pangkalan data tekstual ASCII dan perangkat lunak.CD-R adalah sebuah CD-ROM yang dapat menerima tambahan informasi baru namun informasi tidak dapat diubah.CD-RW adalah sebuah CD-ROM yang dapat merekam informasi berulang-ulang.

B. Prosedur Penemuan Kembali Arsip dengan Menggunakan Komputer

Dalam kegiatan kearsipan baik yang system manual maupun computer, perlu adanya prosedur penemuan kembali arsip yang telah disimpan. Berikut salah satu contoh cara pencarian arsip di computer yang paling mudah, misalkan pengguna ingin mencari surat penawaran khusus sebuah produk tetapi lupa tanggal pengiriman atau pembuatannya, maka pengguna cukup mencari dokumen berdasarkan data apa yang diketahui saja dan tidak perlu menyebutkan spesifikasi dokumen tersebut secara lengkap (Agus Sugiarto, 2005:141).

Berikut adalah komponen penting yang mempengaruhi penemuan kembali arsip menggunakan system computer, antara lain:

a. Temu Balik, Paparan dan Pencetakan Dokumen

Setelah citra disimpan, citra dapat ditemu balik melalui system pengindeksa
dan temu balik. Hasil temu balik dipaparkan pada sebuah PC yang terhubungkan dengan sebuah system. Hasil penelusuran dapat dicetak atau bahkan langsung dikirimkan melalui faks.

Sulistyo-Basuki (2003:94) menerangkan, paparan citra memerlukan besaran layar dan resolusi tertentu. Bila system pencitraan dimasukkan ke mainframe yang sudah ada, maka layar PC yang sudah ada tidak cocok untuk memaparkan citra dari dokumen atau suatu arsip.

Setelah paparan data yang berisi dokumen telah dimunculkan kemudian pengguna atau pegawai kearsipan ingin mencetaknya, maka data tinggal dicetak melaui printer.

b. Keluaran

Keluaran disini adalah hasil dari pengolahan data dalam computer yang kemudian dicetak melalui printer sehingga nantinya akan muncul print-out berbentuk dokumen.

Daftar Pustaka :

1. Suputra, I Nyoman. 2009. Manajemen Kearsipan. Fakultas Ekonomi: Universitas Negeri Malang.

2. Amsyah, Zulkifli. 1998. Manajemen Kearsipan. PT Gramedia Pustaka Utama: Jakarta

3. Basuki, Sulistyo. 2003. Manajemen Arsip Dinamis. PT Gramedia Pustaka Utama: Jakarta