Komputerisasi Kearsipan 1

Materi 1

A. Pengertian Komputer

Komputer adalah “rangkaian peralatan elektornik yang dapat melakukan pekerjaan secara sistematis berdasarkan program yang diberikan, serta dapat menyimpan dan menampilkan keterangan atau gambar” (Sedarmayanti, 2003:116).

Menurut John J. Stallard (1990:176) Istilah Hardware berarti peralatan, mesin, atau komponen-komponen sebuah komputer yang terdiri dari:

1. Memory (ingatan)

Alat yang digunakan untuk menyimpan data ke dalam perangkat komputer, alat tersebut dapat berupa Hard Drive atau biasa disebut dengan Hard Disk yang merupakan memory penyimpanan data yang tidak dapat terpisahkan dengan komputer, Compact Disk atau biasa disebut dengan kepingan CD, serta Flashdisk yang merupakan alat penyimpanan data yang dapat dibawa kemana-mana.

2. Arithmetic/logic (hitungan/logika)

Alat logic memungkinkan komputer untuk membuat keputusan-keputusan yang logis. Keputusan-keputusan ini memungkinkan untuk menentukan suatu pemecahan dari pemasalahan yang ada, misalnya untuk menentukan apakah suatu persediaan barang telah berkurang dari kuota yang telah ditentukan.

3. Input

Alat yang memungkinkan data informasi dan instruksi dimasukkan ke dalam mesin komputer. Ada beberapa alat untuk input yang diantara lain adalah punched card reader, keyboard, pita kertas punched, dan bukan input audio suara.

4. Output

Alat ini sesungguhnya adalah untuk mencetak atau menampilkan hasil perolehan suatu informasi misalkan pemecahan masalah dan peyiapan laporan. Salah satu alat output yang lazim adalah line printer (pencetak garis) atau yang lebih dikenal dengan istilah printer.

B. Penggunaan Komputer Untuk Tugas Kearsipan

Penggunaan kertas dalam pelaksanaan kegiatan administrasi yang dilakukan oleh setiap kantor atau oganisasi setiap hari mengakibatkan volume dan jumlah arsip yang dikelola oleh organisasi semakin meningkat. Messkipun peningkatan ini masih dapat diimbangi dengan menggunakn sistem kearsipan manual namun seiring dengan tingkat pertumbuhan arsip kertas akan menjadi dokumen yang sulit untuk ditemukan. Dengan kondisi seperti di atas maka diperlukan antisipasi dengan menggunakan teknologi yang memudahkan pengolaan arsip yang dimilikinya. Komputerisai dokumen/arsip telah mengubah cara pengarsipan informasi dengan memberikan kecepatan dan ketepatan dalam penyimpanan, pencarian, penemuan kembali hingga pendistribusian arsip dalam oganisasi, sihingga fungsi arsip sebagai sumber informasi dalam pengambilan keputusan dapat dioptimalkan.

Dalam usaha efisiensi dan efektifitas dalam kegiatan kerarsipan, para pegawai kearsipan saat ini telah menggunakan komputer. Komputer juga mempengaruhi tugas para pegawai kearsipan, karena kini banyak pegawai kearsipan menggunakan komputer untuk melaksakan tugasnya sehingga menghasilkan arsip dalam bentuk terbacakan mesin (mesin readable) atau dikenal juga dengan arsip elektronik (Sulistyo-Basuki,2003:1)

1. Tugas Administrasi Umum

- Program olah kata untuk menyusun surat, laporan, formulir, dan dokumen lain.

- Program terbitan di atas meja untuk membantu pegawai kearsipan membuat panduan, newsletter dan bahan publisitas lainnya.

- Program grafis untuk membuat tanda atau caption untuk pameran.

- Program spreadsheet untuk membuat anggaran belanja dan membantu membuat statistic dan spreadsheet.

2. Kebutuhan Manajemen Dokumen Elektronik

Manajemen dokumen elektronik diperlukan karena berbagai alasan seperti yang dikemukakan Sulistyo-Basuki (2003:187), yaitu:

- Jumlah dokumen elektronik mudah digandakan dan

mudah dalam penyimpanan

- Memudahkan karyawan atau pekerja yang bekerja dalam suatu instansi untuk menemukan kembali arsip, menghemat waktu dan tenaga dalam pencarian suatu arsip.

- Lingkungan teknologi informasi tempat pegawai bekerja yang sangat tersebar dan berpusat pada pemakai akan menyebabkan terjadinya pengangguran pada tingkat atau kualitas manajemen dokumen. Lebih-lebih dengan tersedianya produk otomatisasi kantor seperti pengolah kata dan sarana komunikasi seperti surat elektornik.

Sistem Kearsipan Elektronik (Electronic Filing System)

Fasilitas sistem kearsipan elektronik dalam Indofile memungkinkan seluruh jenis dokumen-dokumen baik dalam bentuk kertas maupun dokumen digital (Computer File) dari suatu organisasi/perusahaan disimpan secara elektronik dalam media penyimpanan elektronik seperti Flash Disk.