Popular Post

  • komputerisasi Kearsipan 2
    Materi 2 A.       Prosedur Penyimpanan Arsip dengan Menggunakan Komputer Penyimpanan arsip merupakan salah satu kegiatan kearsipan yan...
  • Komputerisasi Kearsipan 1
    Materi 1 A.       Pengertian Komputer Komputer adalah “rangkaian peralatan elektornik yang dapat melakukan pekerjaan secara sistematis ...
  • Soal Latihan
    OTK Keuangan XII PTS Ganjil OTK Sarana dan Prasarana XII PTS Ganjil   PTS Elemen Kearsipan  
  • Materi Sejarah Microsoft Office PPT
              Microsoft Office  adalah sebuah  perangkat lunak   paket aplikasi perkantoran  yang dibuat oleh  Microsoft  dan dirancang untuk di...
  • Indeks Surat

Contoh Surat Pengantar

 

Surat pengantar

  1. Pengertian surat pengantar

Surat pengantar adalah surat utuk mengantar sesuatu dengan maksud     penerima dapat mengetahui maksud dari sesuatu yang diterimanya.

Fungsi surat pengantar antara lain sebagai berikut.

  1. Pengantar Orang, surat ini dapat memperkenalkan seseorang melalui surat yang dibawa oleh orang itu sendiri untuk menghadap orang yang dituju

  2. Pengantar berkas atau dokumen, dengan surat ini berkas usulan kenaikan pangkat karyawan dan satu unit untuk diproses lebih lanjut pada unit tertentu

  3. Pengantar barang, mengantarkan barang paket kiriman dari penjual kepada pembeli

Berdasarkan bentuknya, surat pengantar dibagi menjadi dua jenis, yaitu 

  1. Surat pengantar berperihal yang berfungsi sebagai pengantar orang dan pengantar dokumen yang disertai dengan penjelasan agak panjang yang terkait langsung dengan pegantar dokumen

  2. Surat pengantar berjudul yang dibuat berbentuk blanko. Surat ini dapat erfungsi sebgai tanda terima. Pada akhir surat, dibagian kiri bawah kertas tercantum tempat tanda tangan bagi orang yang menerima dokumen atau barang.

  1. Contoh  surat pengantar


PT KIVANI KOMPUTINDO

Jalan Mangga Dua Raya 78, Jakarta

Telepon (021)88222998

Nomor : 21/KK/I/19                                            18 April 2019

Hal : Pengantar Kerja Sama


Yth. Bapak Joko Susanto

Pimpinan STIE Harapan

Jalan Buncit Raya 19

Jakarta Selatan


Dengan ini kami sampaikan kepada Bapak, sehubungan dengan program kerjasama di bidang komputer, kami hadapkan Bapak dengan karyawan kami, Saudara Willy Saputra, untuk menerima tugas sebagai teknisi komputer.

Saudara Willy Saputra adalah tenaga kerja andala kami dalam menangani pemeliharaan mesin komputer. Saudara Willy Saputra pernah memperoleh pedidikan khusus dalam bidang Teknologi Komputer selama satu tahun di Malaysia.

Atas perhatian dan kerjasama Bapak, kami sampaikan terima kasih


                                             Hormat Kami,



                                            Ir. Heriawan

                                            Manajer Pemasaran
Read More
Tag : , ,

Surat Dinas

 

Surat Dinas

A.   Pengertian surat Dinas

Surat dinas merupakan jenis surat resmi yang banyak di gunakan dan dikeluarkan oleh berbagai instansi atau lembaga. Khususnya lembaga pemerintah. Sesuai dengan namanya, surat dinas memberikan informasi mengenai kedinasan.

B.    Fungsi Surat Dinas

Surat dinas memiliki fungsi secara umum dan secara khusus. Secara umum surat dinas berfungsi sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi. Secara khusus surat dinas memiliki fungsi sebagai berikut:
a.       Sebagai alat pengingat
b.      Sebagai alat bukti
c.       Sebagai duta atau wakil penulis
d.      Sebagai bukti tertulis hitam di atas putih, terutama mengenai surat perjanjian
e.       Sebagai pedoman kerja

C.   Syarat-syarat Surat Dinas

Surat resmi atau surat dinas merupakan surat yang dibuat secara resmi oleh seseorang, perusahaan, atau lembaga untuk kepentingan dinas. Tiga hal penting yang perlu diperhatikan dalam membuat surat dinas yang baik.

a.       Surat harus disusun dengan teknis penyusunan surat yang benar, yaitu:
1)        Penyusunan letak bagian-bagian surat
2)        Pengetikan yang benar, jelas, bersih dan rapi
3)        Pemakaian kertas yang sesuai
b.    Isi surat harus dinyatakan secra ringkas, jelas, dan eksplisit.
c.    Bahasa yang digunakan hendaklah Bahasa yang benar dan baku sesuai dengan kaidah Bahasa     Indonesia.

D.   Bentuk – bentuk Surat




 


 



 



 



 
Read More
Tag : , ,

ATP

Read More
Tag : ,

Soal Praktik Perencanaan Sarana dan prasarana

Latihan Soal Praktik

Perhatikan dan pahami dengan baik ilustrasi di bawah ini!

Kalian bekerja di sebuah perusahaan yang bernama PT. Toserba Makmur yang beralamat di Jalan Sukajadi no 24 Banyuwangi dengan nomor telepon (0333)223355 sebagai sekretaris. Kalian diminta untuk membuat daftar permintaan barang selama bulan agustus dengan data di bawah ini. Yang diambil dari setiap bagian di perusahaan.

Bagian keuangan

1.      3 Laptop

2.      2 Printer

3.      1 Box HVS A4

Bagian Pemasaran

1.      1 pack bulpoin

2.      2 Komputer desktop

3.      5 Meja dan kursi

4.      1 Filling Cabinet

Bagian Produksi

1.      2 Mesin pendingin

2.      3 printer

3.      1 Set ATK

Silakan buat form permintaan barang sesuai dengan ketentuan di atas dan menggunakan ukuran kertas A4 Font Times New Roman. Boleh menggunakan Word atau Excel.

 

 

 

 

 
Read More
Tag : ,

Soal Latihan

Read More
Tag : ,

Pengertian Inventarisasi

 

INVENTARISASI

        Administrasi merupakan salah satu komponen yang harus ada dalam suatu instansi atau perusahaan. Dengan adanya kegiatan administrasi tersebut informasi yang diinginkan oleh pimpinan akan mudah didapatkan untuk melakukan kegiatan yang selanjutnya dalam menjalankan perusahaan. Termasuk mencatat keluar masuk barang yang ada dalam instansi atau perusahaan. Kegiatan Pencatatan barang ini biasa di sebut dengan Inventarisasi sarana dan prasarana perusahaan yang bertujuan untuk mengetahui jumlah, kondisi dan letak barang yang dimiliki instansi atau perusahaan tersebut.

A. Pengertian Inventarisasi

        Inventarisasi  merupakan kegiatan melaksanakan pengurusan, penyelenggaraan, pengaturan, pencatatan dan pendaftaran barang-barang yang milik. Melalui kegiatan inventarisasi ini memungkinkan dapat diketahui jumlah, jenis barang, kualitas, tahun pembuatan, ukuran, harga dan sebagainya, dengan adanya inventarisasi barang dalam suatu intansi atau perusahaan juga dapat meningkatkan efektifitas pengelolaan barang-barang tersebut secara tertib dan teratur sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

B. Tujuan Inventarisasi

         Secara umum, inventarisasi dilakukan dalam rangka usaha penyempurnaan pengurusan dan pengawasan yang efektif terhadap sarana dan prasarana yang dimiliki oleh suatu instansi atau perusahaan. Secara khusus, inventarisasi dilakukan dengan tujuan-tujuan sebagai berikut:
  1. Untuk menjaga dan menciptakan tertib administrasi sarana dan prasarana yang dimiliki oleh suatu intansi atau perusahaan.
  2. Untuk menghemat keuangan baik dalam pengadaan maupun untuk pemeliharaan dan penghapusan sarana dan prasarana.
  3. Sebagai bahan atau pedoman untuk menghitung kekayaan dalam bentuk materil.
  4. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian sarana dan prasarana yang dimiliki.

C. Manfaat Inventarisasi

        Daftar inventarisasi barang yang disusun dalam suatu organisasi yang lengkap, teratur dan berkelanjutan dapat memberikan manfaat, yakni sebagai berikut:
  1. Menyediakan data dan informasi dalam rangka menentukan kebutuhan dan menyusun rencana kebutuhan.
  2. Memberikan data dan informasi untuk dijadikan bahan dalam penyaluran barang.
  3. Memberikan data dan informasi dalam menentukan keadaan barang (tua, rusak, lebih) sebagai dasara untuk menetapkan penghapusannya.
  4. Memberikan data dan informasi dalam rangka memudahkan pengawasan dan pengendalian barang
Read More
Tag : ,

Kumpulan media ajar

 Kumpulan File Media Ajar

1. Power Point Kearsipan (Pengelolaan Arsip dan Kearsipan)
 
2. Format Buku Agenda (Buku Agenda)


4. Format Buku Ekspedisi (Buku Ekspedisi)
Read More
Tag : ,

Indeks Surat

Read More
Tag : ,

Kearsipan

 KEARSIPAN

        Perusahaan  merupakan bentuk usaha yang melakukan kegiatan secara tetap dan terus-menerus untuk memperoleh keuntungan, baik yang diselenggarakan oleh perorangan maupun badan usaha yang berbentuk badan hukum atau bukan badan hukum yang dirikan. Di dalam mejalankan kegiatannya, pasti membutuhkan kerjasama dengan perusahaan lainnya juga, sehingga perlu adanya komunikasi antar perusahaan satu dengan perusahaan lainnnya sehingga usaha yang dijalankan dapat berjalan sesuai dengan harapan masing-masing perusahaan.

        Salah satu media yang biasa digunakan adalah surat, sehingga perlu adanya kegiatan untuk mengatur keluar masuknya surat perusahaan agar dapat tertata dengan rapi dan teratur yang biasa disebut dengan pengarsipan surat. Kearsipan adalah suatu proses kegiatan pengaturan arsip (file) mulai dari penciptaan, penerimaan, pencatatan, penyimpanan. Proses kearsipan menggunakan sistem tertentu dalam penyusunan, pemeliharaan arsip agar dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat serta untuk pemusnahan arsip berdasarkan kriteria tertentu. 

        Kegiatan kearsipan sendiri memiliki lima jenis sistem yang dapat diterapkan oleh suatu perusahaan dalam menjalankan kegiatannya. 

1. Sistem Abjad 
    Merupakan sistem penyimpanan arsip berdasarkan susunan abjad mulai dari A sampai dengan Z dengan berpedoman dengan peratura mengindeks.
2. Sistem Nomor
    Merupakan sistem penyimpanan berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau intansi terkait dan pengelompokan masalah terlebih dahulu.
3. Sistem Tanggal
    Merupakan sistem penyimpanan berdasarkan kornologis surat atau tanggal kejadian surat (Tanggal Keluar atau Masuknya surat) yang diurut berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun.
4. Sistem Wilayah
    Merupakan sistem penyimpanan berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat surat
5. Sistem Subjek 
    Merupakan sistem penyimpanan berdasarkan masalah surat.

        Dalam pelakasanaanya kegiatan kearsipan ini ada 3 asas yang perlu diketahui,

1. Asas Sentralisasi 
    Adalah kegiatan penanganan arsip yang dilakukan dengan dipusatkan di satu tempat/unit khusus menangani arsip
 
2. Asas Desentralisasi
    Adalah kegiatan penanganan arsip yang dilakukan dengan dilimphkan ke masing-masing unit yang ada dalam organisasi
 
3. Asas Gabungan
    adalah kegiatan penanganan arsip yang dilakukan dengan memadukan antara asas sentralisasi dan desentralisasi.

Read More
Tag : ,

Penangan Surat Masuk dan Surat Keluar

 Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar

        Di dalam perusahaan pasti ada kegiatan yang berhubungan dengan surat menyurat. Di mana kegiatan tersebut biasa digunakan sebagai salah satu media komunikasi dengan pihak lainnya (intern maupun ekstern). Maka dari itu perlu adanya penangan khusus dalam kegiatan persuratan tersebut, sehingga kegiatan persuratan yang terjadi dapat tertata dengan rapi di dalam perusahaan tersebut.

        Penanganan surat sendiri ada 2 :

1. Penanganan Surat Sistem Buku Agenda 
    Penanganan surat masuk maupun surat keluar dengan menggunakan buku agenda dalam pencatatannya. Buku agenda sendiri buku yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar dalam 1 periode tertentu oleh agendaris atau petugas tugas yang mengagendakan surat. Buku agenda sendiri ada tiga macam yaitu Agenda Tunggal, Agenda Kembar, dan Agenda Berpasangan.

2. Penanganan Surat Sistem Kartu Kendali dan Lembar Pengantar
        Penanganan surat yang biasa diterapkan untuk kearsipan pola baru. Kartu Kendali lembaran yang digunakan untuk mencatatan surat yang sifatnya penting dan Lembar Pengantar untuk surat yang sifatnya biasa atau rahasia. 
           Di mana Kartu Kendali sendiri terdiri dari 3 bagian yaitu, berwarna putih, berwarna hijau, dan berwarna merah.

Contoh Buku Agenda


Contoh Lembar Pengantar

 

Contoh Kartu Kendali
Read More
Tag : ,

Pengikut

Diberdayakan oleh Blogger.

Pojok Administrasi Perkantoran - - Powered by Blogger - Edited by wahyu satya -