Pojok Administrasi Perkantoran

1. Pengertian Surat Undangan adalah surat yang berfungsi memanggil dan mengharapkan seseorang (penerima surat) untuk hadir pada waktu, hari, tanggal dan tempat yang sudah ditetapkan.

2. Bagian-bagian surat undangan Dinas

1. Kepala surat, memuat:

• Nama organisasi

• Alamat/kedudukan organisasi

• Nomor telepon

• Logo organisasi

• Dan identitas lainnya

2. Isi/badan surat, memuat :

• Tanggal surat

• Nomor, lampiran, hal

• Alamat yang dituju

• Alasan

• Hari/tanggal

• Waktu

• Tempat

• Acara

3. Kaki surat, memuat :

• Nama organisasi

• Nama jabatan

• Tanda tangan

• Nama jelas

• Nomor induk pegawai

• Tembusan

3. Contoh surat undangan dinas

PT GENTARA CONSULTINDO

Jalan Mampang Prapatan IV/2, Jakarta Selatan

Telepon. (021)5899932

Nomor : 093/GC/II/18                             10 Februari 2018

Lampiran : Satu

Hal         : Undangan Rapat Tahunan

Yth. Bapak Adrian Susanto

Pondok Permai GV/9

Jakarta

Dengan ini, kami mengundang Bapak untuk menghadiri Rapat Tahunan PT Gentara Consultindo yang akan diselenggarakan pada:

hari/tanggal : Senin, 21 Februari 2018

pukul : 10.00 WIB

tempat : Ruang Rapat Direksi PT Gentara Consultindo

acara : Rencana perluasan perusahaan dari pembukaan kantor cabang

                          baru.

Mengingat rapat tersebut sangat penting, kami mengharapkan kehadiran Bapak tepat pada waktu yang telah ditentukan.

Atas perhatian Bapak, kami sampaikan terima kasih.

                                                Hormat kami,

                                               Willy Saputra, MM

                                              Direktur Utama

1. Pengertian Surat Tugas

Perkataan “tugas” sebagai kata dasar memiliki tiga pengertian yakni kewajiban, suruhan/perintah dan fungsi. Surat tugas adalah surat yang datang dari pihak lebih tinggi/pejabat untuk menugaskan kepada bawahan agar melakukan pekerjaan tertentu. Surat tugas sifatnya singkat, tetapi jelas.

Surat tugas hampir sama dengan surat perintah atau instruksi karena sama-sama dibuat berjudul. Akan tetapi, teknis pembuatan dan isi suratnya berbeda. Surat perintah atau instruksi mempunyai pertimbangan konsiderans, yaitu hal-hal yang menjadi dasar untuk mengeluarkan perintah atau instruksi itu sendiri, sedangkan surat penugasan tidak. Isi surat tugas dapat langsung mengenai penugasan yang melandasi pemberian tugas.

2. Bagian-bagian surat tugas

1. Kepala surat terdiri dari :

• Nama instansi, alamat dan tempat kedudukan

• Kata “Surat Tugas” dan nomor surat tugas

• Tanggal

• Alamat dalam

2. Isi surat :

• Alinea pedahuluan

• Inti

• Penutup

3. Kaki surat terdiri dari :

• Tempat dan tanggal pemberian tugas

• Nama instansi

• Nama jabatan

• Nama orang/jelas

• Tembusan

3. Contoh surat tugas

LPK KIVANI

Jalan Kemakmuran Depok II Tengah, Depok

Telepon (021)9984309, faksimile (021)998438

SURAT TUGAS

Nomor : 290/ST/III/19

Direktur LPK KIVANI, dengan ini menugaskan kepada :

nama : SONIA AMELIA

jabatan : Manajer Pemasaran

alamat : Jalan Sukma G 5/9, Depok

Untuk mengikuti seminar peningkatan efisiensi peralatan kantor yang akan diselenggarakan :

hari         : Senin

tanggal : 12 Maret 2019

Tempat : Hotel Lestari, Cipayung, Bogor

Demikian surat tugas ini dibuat untuk digunakan sebagaimana mestinya.

                                Senin, 28 Februari 2019 

                                Ir. KINANTI RAMADAN

                                                          Direktur Pusat

Surat keterangan

1. Pengertian surat keterangan

Surat keterangan adalah sebuah surat yang disusun dalam rangka untuk membuat sebuah keterangan terkait tentang kesanggupan untuk dapat melakukan suatu kegiatan. Surat keterangan juga dapat dipakai untuk menerangkan bahwa suatu kelompok atau orang tersebut pernah melakukan suatu kegiatan atau sebaliknya.

Biasanya surat keterangan dilengkapi juga dengan materai enam ribu atau bisa juga sekedar tanda tangan biasa. Untuk surat yang bersifat resmi dan penting, umumnya menyertakan juga materai didalamnya. Surat keterangan juga bisa dibuat sendiri untuk memberikan sebuah keterangan suatu kesanggupan untuk melaksakan hal-hal tertentu, atau disusun oleh pihak ketiga yang memberi keterangan tentang keadaan si pemberi surat keterangan ini.

Contoh surat keterangan yaitu diantaranya seperti, surat keterangan berprilaku baik, surat keterangan pengalaman kerja, surat keterangank erja, keterangan tidak mampu dalan suatu kegiatan ataupun sebagainya.

2. Manfaat surat keterangan

1. Manfaat untuk Penerima, Dengan adanya surat keterangan inipenerima akan mempunyai alasan atau sebagai bukti untuk dapat menuntut dan meminta pertanggung jawaban kepada pihak si pemberi surat keterangan ini. jika ia nantinya ia mendapatkan suatu hal yang tidak sesuai dengan keinginannya pada surat tersebut.

2. Manfaat untuk Pembuat, Dengan dibuatnya surat keterangan ini, si pembuat surat mempunyai alasan maupun bukti bahwa si pembuat tersebut bersungguh-sunggu dalam memnuliskan surat keterangan yang dibuatnya tersebut.

3. Manfaat untuk pihak yang dinyatakan, surat keterangan berguna sebagai pengukur kondisi dari pihak yang diterangkan atau dinyatakannya, baik itu bersifat positif maupun negatif Jika surat keterangan tersebut ditulis oleh orang lainn.

4. Bagian-bagian surat keterangan

Secara garis besar surat keterangan memiliki tiga bagian pokok, diantaranya:

1. Kepala surat, terdiri dari:

1. Kop surat dibuat lengkap beserta alamatnya,

2. Terdapat kata petunjuk berupa ”SURAT KETERANGAN” yang biasanya dengan huruf capital.

3. Nomor surat ditulis di bawah kata SURAT KETERANGAN.

2. Isi surat keterangan, terdiri dari:

1. Pernyataan kesungguhan pihak atau pejabat yang menerangkan.

2. Identitas pihak yang diterangkan,

• Nama

• Tempat/tanggal lahir

• alamat dan lain-lain

• penjelasan tentang keadaan umum orang tersebut sesuai dengan keterangan yang disampaikan

• Klausa penutup, berupa harapan surat tersebut bisa dimanfaatkannya

3. Kaki surat keterangan, terdiri:

• Tempat dan tanggal dikeluarkannya surat tersebut

• Identitas dari penanggung jawab,

• Jabatan dari penanggung jawab

• Tanda tangan disertai nama terang,

• NIP, nomor anggota, atau sejenisnya,

• Stempel.

5. Contoh surat keterangan

PT SAVANA TRIDARMA

Jalan Rambutan 302, Bululawang, Malang

Telepon (021)5855685, faksimile (021)46855256

SURAT KETERANGAN

Nomor: 202/ST/KET/X/19

        PT Savana Tridarma dengan ini menerangakan bahwa:

Nama         : Ach. Fikrul Faqih, M.M

Alamat        : Pondok Aren GVI/2, Lawang

No. telepon : 0821568561

Kabupaten : Malang

Provinsi     : Jawa Timur

Memiliki kinerja baik dan tidak termasuk dalam daftar sanksi atau daftar hitam’

Surat keterangan ini berlaku selama tiga bulan sejak diterbitkan dan untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

                        27 Oktober 2019

                         PT Savana Tridarma

                        Ir. Bambang Subandi, M. Eng, Ph                         Direktur

Surat Instruksi

1. Pengertian Surat Instruksi

Apabila membuka kamus bahasa Indonesia akan dijumpai perkataan instruksi yang berarti perintah atau aturan untuk melakukan suatu pekerjaan dalam jawatan negeri dan sebagainya. Dengan kata lain, perkataan instruksi megandung arti perintah dan juga pelajaran atau petunjuk pelaksanaan. Jadi surat instruksi adalah suatu surat yang berisi perintah dengan petunjuk-petunjuk untuk melakukan sesuatu.

2. Bagian-bagian surat instruksi

1. Kepala surat memuat :

• Nama instansi, alamat, tempat kedudukan

• Tanggal surat

• Nomor instruksi

• Lampiran

• Hal : Instruksi...

2. Isi surat memuat :

• Alinea ke-1

• Alinea ke-2

• Alinea ke-3

• Dsb

3. Kaki surat memuat :

• Nama instansi

• Jabatan penandatangan

• Nama terang penandatangan

• Tembusan

3. Contoh surat instruksi

PEMERINTAH KOTA ADMINISTRASI JAKARTA SELATAN

SUKU DINAS PEDIDIKAN MENENGAH dan TINGGI

Jalan Prapanca Raya 18, kebayoran baru

Telepon (021)88449912 faksimile (021)88449914

Nomor : 190/PMT/X/19                                     14 Januari 2019

Hal         : Instruksi Penanaman Pohon

                          di Lingkungan Sekolah

Yth. Kepala SMA dan SMK Negeri/Swasta

Wilayah Kota Administrasi Jakarta Selatan

Menindak lanjuti surat Dirjen Dikdasmen No. 230/C/LK/2017 pada tanggal 9 Januari 2019 tentang pelaksanaan Hari Menanam Pohon Indonesia dan Bulan Menanam Nasional, Kasudin Dikmenti Kota Administrasi Jakarta Selatan menginstruksikan kepada semua Kepala SMA/SMK Negeri dan Swasta untuk melakukan hal-hal berikut :

1. Pada hari Jum’at, tanggal 25 Januari 2019 pukul 09.00 WIB, semua sekolah melaksanakan penanaman pohon (produktif, pelindung, dam hias) di lingkungan sekolah

2. Sekolah yang tidak memiliki lahan untuk menanam pohon dapat menggunakan media pot

3. Melaksanakan kegiatan kebersihan sekolah untuk memberantas sarang nyamuk (PSN)+30 menit

Demikian instruksi ini dibuat agar dapat dilaksankan sebaik-baiknya. Atas bantuan dan kerjasama Bapak/Ibu, kami sampaikan terima kasih

          Kasudin Dikmenti Kota Admistrasi Jaksel

        Drs. H. Mursid

        NIP. 130383625