Pojok Administrasi Perkantoran

1. Pengertian Surat Undangan adalah surat yang berfungsi memanggil dan mengharapkan seseorang (penerima surat) untuk hadir pada waktu, hari, tanggal dan tempat yang sudah ditetapkan.

2. Bagian-bagian surat undangan Dinas

1. Kepala surat, memuat:

• Nama organisasi

• Alamat/kedudukan organisasi

• Nomor telepon

• Logo organisasi

• Dan identitas lainnya

2. Isi/badan surat, memuat :

• Tanggal surat

• Nomor, lampiran, hal

• Alamat yang dituju

• Alasan

• Hari/tanggal

• Waktu

• Tempat

• Acara

3. Kaki surat, memuat :

• Nama organisasi

• Nama jabatan

• Tanda tangan

• Nama jelas

• Nomor induk pegawai

• Tembusan

3. Contoh surat undangan dinas

PT GENTARA CONSULTINDO

Jalan Mampang Prapatan IV/2, Jakarta Selatan

Telepon. (021)5899932

Nomor : 093/GC/II/18                             10 Februari 2018

Lampiran : Satu

Hal         : Undangan Rapat Tahunan

Yth. Bapak Adrian Susanto

Pondok Permai GV/9

Jakarta

Dengan ini, kami mengundang Bapak untuk menghadiri Rapat Tahunan PT Gentara Consultindo yang akan diselenggarakan pada:

hari/tanggal : Senin, 21 Februari 2018

pukul : 10.00 WIB

tempat : Ruang Rapat Direksi PT Gentara Consultindo

acara : Rencana perluasan perusahaan dari pembukaan kantor cabang

                          baru.

Mengingat rapat tersebut sangat penting, kami mengharapkan kehadiran Bapak tepat pada waktu yang telah ditentukan.

Atas perhatian Bapak, kami sampaikan terima kasih.

                                                Hormat kami,

                                               Willy Saputra, MM

                                              Direktur Utama

1. Pengertian Surat Tugas

Perkataan “tugas” sebagai kata dasar memiliki tiga pengertian yakni kewajiban, suruhan/perintah dan fungsi. Surat tugas adalah surat yang datang dari pihak lebih tinggi/pejabat untuk menugaskan kepada bawahan agar melakukan pekerjaan tertentu. Surat tugas sifatnya singkat, tetapi jelas.

Surat tugas hampir sama dengan surat perintah atau instruksi karena sama-sama dibuat berjudul. Akan tetapi, teknis pembuatan dan isi suratnya berbeda. Surat perintah atau instruksi mempunyai pertimbangan konsiderans, yaitu hal-hal yang menjadi dasar untuk mengeluarkan perintah atau instruksi itu sendiri, sedangkan surat penugasan tidak. Isi surat tugas dapat langsung mengenai penugasan yang melandasi pemberian tugas.

2. Bagian-bagian surat tugas

1. Kepala surat terdiri dari :

• Nama instansi, alamat dan tempat kedudukan

• Kata “Surat Tugas” dan nomor surat tugas

• Tanggal

• Alamat dalam

2. Isi surat :

• Alinea pedahuluan

• Inti

• Penutup

3. Kaki surat terdiri dari :

• Tempat dan tanggal pemberian tugas

• Nama instansi

• Nama jabatan

• Nama orang/jelas

• Tembusan

3. Contoh surat tugas

LPK KIVANI

Jalan Kemakmuran Depok II Tengah, Depok

Telepon (021)9984309, faksimile (021)998438

SURAT TUGAS

Nomor : 290/ST/III/19

Direktur LPK KIVANI, dengan ini menugaskan kepada :

nama : SONIA AMELIA

jabatan : Manajer Pemasaran

alamat : Jalan Sukma G 5/9, Depok

Untuk mengikuti seminar peningkatan efisiensi peralatan kantor yang akan diselenggarakan :

hari         : Senin

tanggal : 12 Maret 2019

Tempat : Hotel Lestari, Cipayung, Bogor

Demikian surat tugas ini dibuat untuk digunakan sebagaimana mestinya.

                                Senin, 28 Februari 2019 

                                Ir. KINANTI RAMADAN

                                                          Direktur Pusat