Popular Post

  • komputerisasi Kearsipan 2
    Materi 2 A.       Prosedur Penyimpanan Arsip dengan Menggunakan Komputer Penyimpanan arsip merupakan salah satu kegiatan kearsipan yan...
  • Komputerisasi Kearsipan 1
    Materi 1 A.       Pengertian Komputer Komputer adalah “rangkaian peralatan elektornik yang dapat melakukan pekerjaan secara sistematis ...
  • Soal Latihan
    OTK Keuangan XII PTS Ganjil OTK Sarana dan Prasarana XII PTS Ganjil   PTS Elemen Kearsipan  
  • Materi Sejarah Microsoft Office PPT
              Microsoft Office  adalah sebuah  perangkat lunak   paket aplikasi perkantoran  yang dibuat oleh  Microsoft  dan dirancang untuk di...
  • Indeks Surat

Tampilkan postingan dengan label Kearsipan. Tampilkan semua postingan

Indeks Surat

Read More
Tag : ,

Kearsipan

 KEARSIPAN

        Perusahaan  merupakan bentuk usaha yang melakukan kegiatan secara tetap dan terus-menerus untuk memperoleh keuntungan, baik yang diselenggarakan oleh perorangan maupun badan usaha yang berbentuk badan hukum atau bukan badan hukum yang dirikan. Di dalam mejalankan kegiatannya, pasti membutuhkan kerjasama dengan perusahaan lainnya juga, sehingga perlu adanya komunikasi antar perusahaan satu dengan perusahaan lainnnya sehingga usaha yang dijalankan dapat berjalan sesuai dengan harapan masing-masing perusahaan.

        Salah satu media yang biasa digunakan adalah surat, sehingga perlu adanya kegiatan untuk mengatur keluar masuknya surat perusahaan agar dapat tertata dengan rapi dan teratur yang biasa disebut dengan pengarsipan surat. Kearsipan adalah suatu proses kegiatan pengaturan arsip (file) mulai dari penciptaan, penerimaan, pencatatan, penyimpanan. Proses kearsipan menggunakan sistem tertentu dalam penyusunan, pemeliharaan arsip agar dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat serta untuk pemusnahan arsip berdasarkan kriteria tertentu. 

        Kegiatan kearsipan sendiri memiliki lima jenis sistem yang dapat diterapkan oleh suatu perusahaan dalam menjalankan kegiatannya. 

1. Sistem Abjad 
    Merupakan sistem penyimpanan arsip berdasarkan susunan abjad mulai dari A sampai dengan Z dengan berpedoman dengan peratura mengindeks.
2. Sistem Nomor
    Merupakan sistem penyimpanan berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau intansi terkait dan pengelompokan masalah terlebih dahulu.
3. Sistem Tanggal
    Merupakan sistem penyimpanan berdasarkan kornologis surat atau tanggal kejadian surat (Tanggal Keluar atau Masuknya surat) yang diurut berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun.
4. Sistem Wilayah
    Merupakan sistem penyimpanan berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat surat
5. Sistem Subjek 
    Merupakan sistem penyimpanan berdasarkan masalah surat.

        Dalam pelakasanaanya kegiatan kearsipan ini ada 3 asas yang perlu diketahui,

1. Asas Sentralisasi 
    Adalah kegiatan penanganan arsip yang dilakukan dengan dipusatkan di satu tempat/unit khusus menangani arsip
 
2. Asas Desentralisasi
    Adalah kegiatan penanganan arsip yang dilakukan dengan dilimphkan ke masing-masing unit yang ada dalam organisasi
 
3. Asas Gabungan
    adalah kegiatan penanganan arsip yang dilakukan dengan memadukan antara asas sentralisasi dan desentralisasi.

Read More
Tag : ,

Penangan Surat Masuk dan Surat Keluar

 Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar

        Di dalam perusahaan pasti ada kegiatan yang berhubungan dengan surat menyurat. Di mana kegiatan tersebut biasa digunakan sebagai salah satu media komunikasi dengan pihak lainnya (intern maupun ekstern). Maka dari itu perlu adanya penangan khusus dalam kegiatan persuratan tersebut, sehingga kegiatan persuratan yang terjadi dapat tertata dengan rapi di dalam perusahaan tersebut.

        Penanganan surat sendiri ada 2 :

1. Penanganan Surat Sistem Buku Agenda 
    Penanganan surat masuk maupun surat keluar dengan menggunakan buku agenda dalam pencatatannya. Buku agenda sendiri buku yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar dalam 1 periode tertentu oleh agendaris atau petugas tugas yang mengagendakan surat. Buku agenda sendiri ada tiga macam yaitu Agenda Tunggal, Agenda Kembar, dan Agenda Berpasangan.

2. Penanganan Surat Sistem Kartu Kendali dan Lembar Pengantar
        Penanganan surat yang biasa diterapkan untuk kearsipan pola baru. Kartu Kendali lembaran yang digunakan untuk mencatatan surat yang sifatnya penting dan Lembar Pengantar untuk surat yang sifatnya biasa atau rahasia. 
           Di mana Kartu Kendali sendiri terdiri dari 3 bagian yaitu, berwarna putih, berwarna hijau, dan berwarna merah.

Contoh Buku Agenda


Contoh Lembar Pengantar

 

Contoh Kartu Kendali
Read More
Tag : ,

Pengikut

Diberdayakan oleh Blogger.

Pojok Administrasi Perkantoran - - Powered by Blogger - Edited by wahyu satya -