Penangan Surat Masuk dan Surat Keluar

Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar

Di dalam perusahaan pasti ada kegiatan yang berhubungan dengan surat menyurat. Di mana kegiatan tersebut biasa digunakan sebagai salah satu media komunikasi dengan pihak lainnya (intern maupun ekstern). Maka dari itu perlu adanya penangan khusus dalam kegiatan persuratan tersebut, sehingga kegiatan persuratan yang terjadi dapat tertata dengan rapi di dalam perusahaan tersebut.

Penanganan surat sendiri ada 2 :

1. Penanganan Surat Sistem Buku Agenda

Penanganan surat masuk maupun surat keluar dengan menggunakan buku agenda dalam pencatatannya. Buku agenda sendiri buku yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar dalam 1 periode tertentu oleh agendaris atau petugas tugas yang mengagendakan surat. Buku agenda sendiri ada tiga macam yaitu Agenda Tunggal, Agenda Kembar, dan Agenda Berpasangan.

2. Penanganan Surat Sistem Kartu Kendali dan Lembar Pengantar

Penanganan surat yang biasa diterapkan untuk kearsipan pola baru. Kartu Kendali lembaran yang digunakan untuk mencatatan surat yang sifatnya penting dan Lembar Pengantar untuk surat yang sifatnya biasa atau rahasia.

Di mana Kartu Kendali sendiri terdiri dari 3 bagian yaitu, berwarna putih, berwarna hijau, dan berwarna merah.

Contoh Buku Agenda

Contoh Lembar Pengantar

Contoh Kartu Kendali

Tag : Kearsipan,

Penangan Surat Sistem Buku Agenda

Penganan Surat Sistem Buku Agenda

Penangan Surat Sistem Buku Agenda merupakan kegiatan pengurusan surat masuk maupun keluar dengan menggunakan buku agenda. Buku Agenda sendiri di bedakan menjadi 3 jenis :

1. Buku Agenda Tunggal

Buku yang digunakan untuk mencatat surat masuk maupun surat keluar dengan penulisan diurut sesuai dengan kronologis/kejadian surat dalam satu buku.

2. Buku Agenda Kembar

Buku yang digunakan untuk mencatat surat masuk maupun surat keluar dengan buku berbeda (Keluar sendiri dan Masuk sendiri) sesuai dengan kronologis/kejadian surat.

3. Buku Agenda Berpasangan

Buku yang digunakan untuk mencatat surat masuk maupun surat keluar dalam satu buku namun penulisan dilembar yang berbeda (Keluar sendiri dan Masuk sendiri) sesuai dengan kronologis/kejadian surat.

Berikut contoh Format Buku Agenda: