komputerisasi Kearsipan 2
Materi 2
A. Prosedur
Penyimpanan Arsip dengan Menggunakan Komputer
Penyimpanan arsip merupakan salah satu kegiatan
kearsipan yang merupakan bagian dari sistem pengelolaan arsip. Sistem penyimpanan arsip adalah sistem
yang digunakan pada penyimpanan warkat agar
kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang
sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut
sewaktu-waktu diperlukan (Alamsyah, 2003:71). Jadi sistem penyimpanan arsip
adalah sistem yang digunakan untuk mempermudah kerja penyimpanan warkat atau
dokumen, serta lebih mudah untuk ditemukan kembali bila dokumen tersebut
diperlukan lagi.
Menurut Agus Sugiarto (2005:138), pada dasarnya
terdapat tiga komponen yang terdapat dalam sistem penyimpanan arsip dengan
menggunakan komputer, yaitu:
a.
Kabinet virtual
Kabinet virtual ini merupakan database yang meniru bentuk dari kabinet nyata yang digunakan pada
sistem kearsipan konvensional. Bedanya hanya jika di dalam kabinet nyata, kemampuan untuk
menampung arsip terbatas, sedangkan pada kabinet maya ini kemampuan menampung data tidak
tebatas. Yang membatasi adalah kemampuan fisik hard disk dalam menyimpan data digital.
Kabinet virtual ini merupakan database yang meniru bentuk dari kabinet nyata yang digunakan pada
sistem kearsipan konvensional. Bedanya hanya jika di dalam kabinet nyata, kemampuan untuk
menampung arsip terbatas, sedangkan pada kabinet maya ini kemampuan menampung data tidak
tebatas. Yang membatasi adalah kemampuan fisik hard disk dalam menyimpan data digital.
b.
Map virtual
Map virtual merupakan data base yang atribut-atributnya seperti map yang sesungguhnya dalam
sistem kearsipan konvensional. Tetapi tidak seperti map konvensional yang memiliki kemampuan
terbatas untuk menyimpan dokumen, map virtual ini memiliki kemampuan yang tidak terbatas dalam
menyimpan dokumen.
Map virtual merupakan data base yang atribut-atributnya seperti map yang sesungguhnya dalam
sistem kearsipan konvensional. Tetapi tidak seperti map konvensional yang memiliki kemampuan
terbatas untuk menyimpan dokumen, map virtual ini memiliki kemampuan yang tidak terbatas dalam
menyimpan dokumen.
c.
Lembaran arsip
Lembaran arsip yang tersimpan di dalam map virtual bisa berbentuk file dokumen atau gambar. File
dokumen adalah file-file yang dibuat dari Microsoft Word, Excel, Power Point dan sebagainya.
Sedangkan file gambar adalah file yang berupa gambar sebagai hasil scanner atau import bitmap dari
media lain.
Lembaran arsip yang tersimpan di dalam map virtual bisa berbentuk file dokumen atau gambar. File
dokumen adalah file-file yang dibuat dari Microsoft Word, Excel, Power Point dan sebagainya.
Sedangkan file gambar adalah file yang berupa gambar sebagai hasil scanner atau import bitmap dari
media lain.
Dalam pemasukan data yang akan diarsipkan ke dalam
komputer terdapat beberapa komponen, yaitu:
a. Media
untuk memasukkan data
Menurut Amsyah (1998: 225), untuk memasukkan data yang akan diolah oleh komputer dapat dipergunakan dua macam sistem, yaitu:
Menurut Amsyah (1998: 225), untuk memasukkan data yang akan diolah oleh komputer dapat dipergunakan dua macam sistem, yaitu:
1)
Sistem
kartu berlubang
Pada sistem kartu berlubang data arsip
yang akan dikomputerkan diterapkan dalam bentuk lubang-lubang di atas kartu
punch (punched card) dengan mesin
pelubang (keypunch) yang cara
kerjanya hampir sama dengan mesin ketik elektrik. Pekerjaan ini merupakan pekerjaan
manual. Sistem kartu berlubang merupakan media pemasukan data yang lama digunakan,
pada zaman sekarang masih sedikit dan mungkin sudah jarang
ditemui yang menggunakan sistem ini,
karena perkembangan zaman modern yang sudah memudahkan kita dalam memasukkan
data kedalam kompute
2) Pengolahan
data elektronik
Pada sistem pengolahan data elektronik,
komputer mengolah data ke dalam bentuk impuls elektrik. Sistem ini sudah
merupakan pekerjaan computer. Dalam bentuk impuls elektrik maka data arsip
dapat masuk ke dalam komputer.
Menurut Sulistyo dan Basuki (2003:189), untuk
memasukkan data yang berupa arsip atau dokumen ke dalam komputer dapat
dilakukan dengan menggunakan sistem pencitraan (imaging). Pencitraan mengacu pada teknologi yang menyimpan citra
dokumen atau gambar ke microfilm atau media komputer. Dalam penyimpanan data
pencitraan ini merupakan data yang disimpan pada suatu benda yang dapat
dimasukkan ke dalam sistem komputer untuk diolah. Adapun macam-macam pencitraan
yaitu:
1) Pencitraan microfilm
Mikrofilm adalah suatu
proses fotografi dimana dokumen atau arsip direkam pada film dalam ukuran yang
diperkecil untuk memudahkan penyimpanan, transportasi, dan penggunaan.
Mikrofilm dapat dibaca langsung melalui suatu alat baca mikrofilm, apabila
mempunyai alat bantu cetak mikrofilm, maka arsip yang sama besarnya dengan
aslinya dapat dicetak. Cetakan mikrofilm tersebut adalah hard copy. Mikrofilm dapat memperkecil arsip sampai kira-kira 2%
dari ukuran aslinya. Demi keamanan arsip, mikrofilm sebagai duplikat arsip
dapat disimpan di tempat yang lebih aman. Selain penyimpanan dan pencarian
dokumen pada mikrofilm secara manual, ada juga yang otomatis, yaitu dengan
menggunakan kombinasi mikrofilm dan komputer. Alat tersebut adalah computer output microfilm (COM)
2) Sistem pencitraan digital
Menurut Sulistyo dan
Basuki (2003:191), terdapat beberapa kegiatan di dalam sistem pencitraan
digital, yaitu:
I. Pencitraan
digital
Pencitraan digital adalah kemampuan
menerima, menyimpan, menemukan, memaparkan, membagi, dan mengolah informasi
yang belum diolah dalam bentuk digital secara elektronik.Sistem pencitraan
digital merupakan sistem computer yang didesain untuk menangkap dokumen atau
gambar sebagai citra, menyimpannya secara digital dan menemukannya kembali,
mendistribusi dan memaparkan, atau mencetak citra sesuai dengan permintaan.
II.
Penangkapan
dokumen atau Pemindai (scanner) merupakan alat untuk memasukkan
informasi ke komputer tanpa mengetik ulang.Caranya kertas atau film dimasukkan
ke sebuah pemindai ketas atau mikrografik, kemudian dari kertas atau mirografis
didigitalkan.
III.
Registrasi
dan pengindeksan citra dokumen registrasi
disini adalah praktek memberikan pengenal khas bagi sebuah arsip dinamis dalam
system tata arsip dinamis. Pengindeksan adalah proses menyusun dan menerapkan
istilah atau kode pada arsip dinamis atau statis. Istilah indeks dapat dibuat
dari sebuah arsip dinamis oleh computer atau dibuat oleh pengindeks untuk
meningkatkan kecepatan dalam menemukan kembali.
IV.
Penyimpanan
citra dokumen, citra
dapat disimpan pada optik. Pilihan media ditentukan berdasarkan jumlah
frekuensi rujukan yang ditunjukkan ke dokumen yang sudah dicitrakan. Dokumen
yang sering diakses dapat disimpan di hard
disk. Untuk dokumen yang jarang diakses media berupa pita magnetis,
piringan optic, atau Compact Disk. Terdapat beberapa klasifikasi
piringan optic, diantaranya :
- WORM (Write Once Read) adalah sebuah alat simpan computer cakram optic yang hanya dapat ditulis sekali saja tetapi dapat dibaca berkali-kali.
- Piringan terhapuskan (Erasable Disk) adalah sebuah cakram atau piringan yang menyimpan, memindahkan, mengubah, dan menghapus data
- Compact Disk (CD) merupakan media optic untuk menyimpan citra.CD-ROM digunakan untuk menyimpan dan menyebarkan suara, gambar dan pangkalan data tekstual ASCII dan perangkat lunak.CD-R adalah sebuah CD-ROM yang dapat menerima tambahan informasi baru namun informasi tidak dapat diubah.CD-RW adalah sebuah CD-ROM yang dapat merekam informasi berulang-ulang.
Dalam
kegiatan kearsipan baik yang system manual maupun computer, perlu adanya
prosedur penemuan kembali arsip yang telah disimpan. Berikut salah satu contoh
cara pencarian arsip di computer yang paling mudah, misalkan pengguna ingin
mencari surat penawaran khusus sebuah produk tetapi lupa tanggal pengiriman
atau pembuatannya, maka pengguna cukup mencari dokumen berdasarkan data apa
yang diketahui saja dan tidak perlu menyebutkan spesifikasi dokumen tersebut
secara lengkap (Agus Sugiarto, 2005:141).
Berikut adalah komponen penting yang mempengaruhi penemuan kembali arsip menggunakan system computer, antara lain:
a.
Temu
Balik, Paparan dan Pencetakan Dokumen
Setelah citra disimpan, citra dapat
ditemu balik melalui system pengindeksa
dan temu balik. Hasil temu balik dipaparkan pada sebuah PC yang terhubungkan dengan sebuah system. Hasil penelusuran dapat dicetak atau bahkan langsung dikirimkan melalui faks.
dan temu balik. Hasil temu balik dipaparkan pada sebuah PC yang terhubungkan dengan sebuah system. Hasil penelusuran dapat dicetak atau bahkan langsung dikirimkan melalui faks.
Sulistyo-Basuki (2003:94) menerangkan,
paparan citra memerlukan besaran layar dan resolusi tertentu. Bila system
pencitraan dimasukkan ke mainframe yang
sudah ada, maka layar PC yang sudah ada tidak cocok untuk memaparkan citra dari
dokumen atau suatu arsip.
Setelah paparan data yang berisi dokumen
telah dimunculkan kemudian pengguna atau pegawai kearsipan ingin mencetaknya,
maka data tinggal dicetak melaui printer.
b.
Keluaran
Keluaran
disini adalah hasil dari pengolahan data dalam computer yang kemudian dicetak
melalui printer sehingga nantinya
akan muncul print-out berbentuk dokumen.
Daftar Pustaka :
Daftar Pustaka :
1. Suputra, I Nyoman. 2009. Manajemen
Kearsipan. Fakultas Ekonomi: Universitas Negeri Malang.
2. Amsyah, Zulkifli. 1998. Manajemen
Kearsipan. PT Gramedia Pustaka Utama: Jakarta
3. Basuki, Sulistyo. 2003. Manajemen
Arsip Dinamis. PT Gramedia Pustaka Utama: Jakarta
Tag :
Kearsipan,
Komputerisasi Kearsipan 1
Materi 1
A.
Pengertian
Komputer
Komputer adalah
“rangkaian peralatan elektornik yang dapat melakukan pekerjaan secara
sistematis berdasarkan program yang diberikan, serta dapat menyimpan dan
menampilkan keterangan atau gambar” (Sedarmayanti, 2003:116).
Menurut John J. Stallard (1990:176)
Istilah Hardware berarti peralatan, mesin, atau komponen-komponen sebuah
komputer yang terdiri dari:
1.
Memory (ingatan)
Alat
yang digunakan untuk menyimpan data ke dalam perangkat komputer, alat tersebut
dapat berupa Hard Drive atau biasa
disebut dengan Hard Disk yang
merupakan memory penyimpanan data yang tidak dapat terpisahkan dengan komputer,
Compact Disk atau biasa disebut dengan
kepingan CD, serta Flashdisk yang
merupakan alat penyimpanan data yang dapat dibawa kemana-mana.
2.
Arithmetic/logic (hitungan/logika)
Alat
logic memungkinkan komputer untuk membuat keputusan-keputusan yang logis. Keputusan-keputusan
ini memungkinkan untuk menentukan suatu pemecahan dari pemasalahan yang ada,
misalnya untuk menentukan apakah suatu persediaan barang telah berkurang dari
kuota yang telah ditentukan.
3.
Input
Alat
yang memungkinkan data informasi dan instruksi dimasukkan ke dalam mesin komputer.
Ada beberapa alat untuk input yang diantara lain adalah punched card reader, keyboard, pita kertas punched, dan bukan input audio suara.
4.
Output
Alat
ini sesungguhnya adalah untuk mencetak atau menampilkan hasil perolehan suatu
informasi misalkan pemecahan masalah dan peyiapan laporan. Salah satu alat
output yang lazim adalah line printer (pencetak
garis) atau yang lebih dikenal dengan istilah printer.
B.
Penggunaan
Komputer Untuk Tugas Kearsipan
Penggunaan
kertas dalam pelaksanaan kegiatan administrasi yang dilakukan oleh setiap
kantor atau oganisasi setiap hari mengakibatkan volume dan jumlah arsip yang
dikelola oleh organisasi semakin meningkat. Messkipun peningkatan ini masih
dapat diimbangi dengan menggunakn sistem kearsipan manual namun seiring dengan
tingkat pertumbuhan arsip kertas akan menjadi dokumen yang sulit untuk
ditemukan. Dengan kondisi seperti di atas maka diperlukan antisipasi dengan
menggunakan teknologi yang memudahkan pengolaan arsip yang dimilikinya.
Komputerisai dokumen/arsip telah mengubah cara pengarsipan informasi dengan
memberikan kecepatan dan ketepatan dalam penyimpanan, pencarian, penemuan
kembali hingga pendistribusian arsip dalam oganisasi, sihingga fungsi arsip
sebagai sumber informasi dalam pengambilan keputusan dapat dioptimalkan.
Dalam usaha
efisiensi dan efektifitas dalam kegiatan kerarsipan, para pegawai kearsipan
saat ini telah menggunakan komputer. Komputer juga mempengaruhi tugas para
pegawai kearsipan, karena kini banyak pegawai kearsipan menggunakan komputer
untuk melaksakan tugasnya sehingga menghasilkan arsip dalam bentuk terbacakan
mesin (mesin readable) atau dikenal juga dengan arsip elektronik
(Sulistyo-Basuki,2003:1)
1.
Tugas Administrasi Umum
- Program
olah kata untuk menyusun surat, laporan, formulir, dan dokumen lain.
- Program
terbitan di atas meja untuk membantu pegawai kearsipan membuat panduan, newsletter dan bahan publisitas
lainnya.
- Program
grafis untuk membuat tanda atau caption untuk pameran.
- Program
spreadsheet untuk membuat anggaran
belanja dan membantu membuat statistic dan spreadsheet.
2.
Kebutuhan Manajemen Dokumen Elektronik
Manajemen
dokumen elektronik diperlukan karena berbagai alasan seperti yang dikemukakan
Sulistyo-Basuki (2003:187), yaitu:
- Jumlah
dokumen elektronik mudah digandakan dan
mudah dalam penyimpanan
- Memudahkan
karyawan atau pekerja yang bekerja dalam suatu instansi untuk menemukan kembali
arsip, menghemat waktu dan tenaga dalam pencarian suatu arsip.
- Lingkungan
teknologi informasi tempat pegawai bekerja yang sangat tersebar dan berpusat
pada pemakai akan menyebabkan terjadinya pengangguran pada tingkat atau
kualitas manajemen dokumen. Lebih-lebih dengan tersedianya produk otomatisasi
kantor seperti pengolah kata dan sarana komunikasi seperti surat elektornik.
Sistem Kearsipan
Elektronik (Electronic Filing System)
Fasilitas sistem
kearsipan elektronik dalam Indofile memungkinkan seluruh jenis dokumen-dokumen
baik dalam bentuk kertas maupun dokumen digital (Computer File) dari suatu organisasi/perusahaan disimpan secara
elektronik dalam media penyimpanan elektronik seperti Flash Disk.
Tag :
Kearsipan,
